رعایت طرح بندی نامه های انگلیسی اوّلین گام در نوشتن یک نامه انگلیسی است. طرح بندی منظم و صحیح تاثیر زیادی برخواننده نامه دارد.
فرقی نمی کند نامه رسمی و یا غیر رسمی دوستانه باشد، همه انواع نامه قسمت های زیر را دارند:
عنوان یا سرنامه
آدرس گیرنده (این قسمت بیشتر برای نامه های رسمی کاربرد دارد )
سلام اوّل نامه
متن نامه
ختم مودبانه نامه
امضای نویسنده
پی نوشت
عنوان یا سرنامه
عنوان نامه معمولا شامل آدرس نویسنده و تاریخ است به عبارت دیگر در این قسمت آدرس بازگشت نامه نوشته می شود ، و در بالای
صفحه ی اوّل در نامه نگاری انگلیسی آدرس در سمت راست نوشته می شود.اگر نامه آدرس گیرنده نداشته باشد ، بعضی ها ترجیح می دهند سرنامه را در بالا گوشه
سمت چپ بنویسند. دقت کنید که نام نویسنده در نباید در این قسمت نوشته شود.
مثال هایی از سرنامه یا عنوان نامه :
895 North Main Street Bowling Green, OH 43402 February 16, 1994
26 Imam Khomeini St.
P.O.Box 1234
Tehran,Iran
March 11 , 1988
آدرس گیرنده ( برای نامه های رسمی )
آدرس گیرنده در بالا سمت چپ نوشته می شود . در این قسمت ابتدا
نام گیرنده نامه
سپس نام
قسمت یا بخشی از آن شرکت
که نامه به آن
فرستاده شده ،سپس
نام سازمان
مورد نظر و
آدرس پستی
گیرنده نامه نوشته می شود. مثال هایی برای این قسمت :
Ms. Maria Reinaldo
Customer Relations
Ohio Telephone Company
133 Buckley Street
Columbus, OH 43217
Mr. Reza Athari
Manager
Melli Bank
67 Piroozi Avenue
Shiraz
سلام اوّل نامه
این قسمت یک نوع سلام و احوالپرسی است با کسی که برای او ایمیل انگلیسی می نویسیم.و معادل " سلام " یا "حالت چه طوره " در مکالمات روزمره
است.این قسمت دو خط بالاتر از متن اصلی نامه قرار می گیرد.در نامه های
غیررسمی
بعد از سلام اوّل نامه ویرگول به کار می بریم، ودر
نامه های رسمی
دو نقطه به کار می بریم :
- Dear Mohammad
,
- Dear Dr. Moradi
:
انتخاب "سلام اوّل نامه" مناسب بسیار مهم است؛ چون علاوه بر این که محترمانه است به شما این اطمینان را می دهد که گیرنده نامه با دقت
بیشتری نامه شما را خواهد خواند. مثال:
- Dear sirs :..................( مناسب برای یک شرکت )
- Dear sir : ............................ ( به مردی که نام او را نمی دانید )
- Dear Madam : ................... ( به زنی که نامش را نمی دانید )
- Dear Mr. Athari :..................( به مرد )
- Dear Mrs. Behboudi : .......( به خانمی که ازدواج کرده )
- Dear Miss Behboudi :...... ( برای خانمی که ازدواج نکرده به کارمی بریم )
- Dear Ms. Behboudi :........ ( به خانمی که نمی دانیم ازدواج کرده است یا مجرد است )
- Dear Ali : .............................( برای مخاطب قرار دادن یک دوست یا کسی که می شناسید )
متن نامه
متن نامه دو خط پایین تر از "سلام اوّل نامه" شروع می شود .مطالب نامه را در این قسمت بنویسید.این قسمت خود به سه قسمت آغاز ، میانه
و پایان تقسیم می شود که در قسمت های بعدی مفصل تر توضیح خواهیم داد.
ختم مودبانه نامه
این قسمت در نامه های تجاری انگلیسی با هم تفاوت دارد ، ولی در همه این ها حرف اوّل این قسمت با حروف بزرگ انگلیسی
نوشته می شود و بعد از آن ویرگول می آید.(در همه انواع رسمی و غیر رسمی).این قسمت را به سه گروه رسمی ، خیلی رسمی و غیر
رسمی تقسیم بندی می شود :
غیر رسمی یا دوستانه :
- Sincerely,
- Sincerely your,
- Best wishes,
- Cordially,
- Regards,
- ( All my ) Love,
- Best regards,
- Fondly,
- Your friend,
- Your mother,
موقعیت های رسمی مانند : موسسه ها ، سازمان ها ، انجمن ها و شرکت ها :
- Very truly your,
- Yours truly,
- Yours very truly,
- Very cordially yours,
- Very sincerely yours,
- yours faithfully,
موقعیت های خیلی رسمی مانند : روابط دیپلماسی ، دینی
- Respectfully yours,
- Respectfully,
نکته مهم :
بین آغاز نامه و ختم مودبانه آن باید هماهنگی باشد مثلا :
- Dear sirs/sir/Madam ..........................= yours faithfully,
- Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Athari ...........= Very sincerely,
- Dear Ali/aunt/uncle/mother ...............= Best wishes,
امضای نویسنده
امضا در نامه های غیر رسمی انگلیسی
( نامه به دوستان ، خانواده یا خویشاوندان ) شامل نام یا نام و نام خانوادگی است. بهتر است در این
گونه نامه ها نام یا نام خانوادگی دست نویس باشد :
emza.png
امضا در مکاتبات انگلیسی :
در این گونه نامه ها بین "نام یا عنوان" و "ختم مودبانه" به اندازه چهار خط فاصله است و امضا کننده در
این فضای خالی با دست امضا می کند.مثال :
signature3.jpg
عناوین شغل ها بعد از نام می آید :
نامه انگلیسی اهورا